چرخه مديريت بهبود بهره وري در سازمانهاي توليدي

مقدمه
آنچه در سازمانها مزيت رقابتي ايـــجاد مي كند، بهره وري به معناي بكارگيري و تركيب موثر منابع موجود در سازمان است. بهبود اثربخش بهره وري همانند ساير مولفه ها و فرآيندهاي نرم افزاري سازماني از الزامات كار سازماني است كه در ذات و خميرمايــه بهره وري بهبود نهفتـــه است و مشروعيت بهره وري در بهبود و اصلاح آن است. استقرار چرخه مديريت بهبود بهره وري موجب مــــي گردد كه بهره وري به صورت يك فرآيند دائمي ارتقا يابد و مسير بهره وري مشخص و بسترسازيهاي لازم صورت گيرد. حركت بهره وري لازمه رشد و پيشرفت سازمان بوده و به نهادي شدن امر بهبود در نظامهاي مختلف سازماني منجر خواهد شد.

بهره وری چیست؟

شروع استفاده از کلمه بهره وری در فرهنگ اقتصادی مربوط به دو قرن قبل است. در بسیاری از نقاط جهان، بویژه در کشورهای صنعتی بهره وری به عنوان یک طرز فکر و فرهنگ تلقی می شود، تفکر پیشبرد و بهبود آنچه که وجود دارد.
بهره وری مفهومی است که برای نشان دادن نسبت برون داد بر درون داد یک فرد، واحد و سازمان بکار گرفته می شود.

به منظور کنترل تورم، رشد اقتصادی ، صرفه جوئی در استفاده از منابع کمیاب، افزایش قدرت رقابت بیش از پیش به بهره وری اهمیت داده میشود.

- شاخصهای بهره وری کدامند و چه ویژگیهایی دارند؟

شاخصهای بهره وری را می توان به دو بخش کلی تقسیم کرد:

1- شاخصهای بهره وری (کلی و جزئی)

شاخص کلی: نسبت خروجی به جمع کل ورودیها (نیروی کار، هوا، سرمایه، … )

شاخص جزئی: نسبت خروجی به هر یک از ورودیها

2- شاخص عملکرد: هر نوع رابطه میان عوامل مؤثر و اجزای عملکرد بخشهای داخلی و فعالیتهای مختلف یک سازمان که به شکل نسبت بیان می شود.

چه مشکلاتی در ارتباط با بهره وری وجود دارد؟

بسیاری از عوامل که برای بهره وری نامطلوب شناخته شده است (ماشین آلات کهنه، طراحی نامناسب شغل، اموزش غیر اثر بخش یا نا کافی کارکنان، افزایش غیر منتظره حجم کار) خارج از کنترل واحد تولید یک سازمان هستند. این فرض مطرح است که بزرگترین مشکلات موجود در راه افزایش بهره وری ناتوانی کارکنان و انگیخته نشدن آنان برای کار اثر بخش است. بعضی دیگر از صاحبنظران معتقدند که مواد اولیه ناقص، طراحی ناقص تولید، اشتباهات مدیریت بیشترین سهم را در کاهش بهره وری سازمان دارند.

 چه عواملی در بهره وری مؤثر می باشند؟

عوامل مؤثر در بهره وری را می توان به چند دسته تقسیم نمود:

1- عوامل مربوط به نیروی انسانی (مقدار نیروی انسانی، متخصص آموزش، حقوق و مزایا …)

2- عوامل مربوط به مدیریت (تخصص، روابط مدیریت با کارکنان، …)

3- عوامل وابسته به دولت (قوانین و مقررات، سیاستها، …)

4- امکانانت و تسهیلات (تجهیزات، ماشین آلات، زمین و ساختمان، تأسیسات، … )

5- تکنولوژی (نوع فرایندها، کیفیت محصولات، دانش فنی طرح، … )

6- عوامل محیطی (بازار محصولات، جاذبه های محیطی، عوامل زیست محیطی، … )

7- مواد و انرژی (مواد اولیه، مواد مصرفی، انرژی)

چه ارتباطی بین بهره وری و مشارکت کارکنان (مدیریت مشارکتی) وجود دارد؟

وقتی که سازمان با مدیریت مشارکتی از روش هائی مثل کنترل کیفیت جهت دخالت دادن کارکنان در حل مسائل استفاده کند یقینا" مشارکت کارکنان عمیق تر می گردد. زمانی که فرصتهایی در اختیاز کارکنان قرار داده شود تا توانائیهای خود را به بوته آزمایش بگذارند، سطح رضایت آنها ارتقاء پیدا کرده و بر میزان اثربخشی تکنولوژی می افزاید.

 چه عواملی باعث افزایش بهره وری می شوند؟

شیوه های گوناگون برای افزایش بهره وری وجود دارد که به برخی از این شیوه ها اشاره می شود.

1- رضایت مصرف کننده (پاسخگوئی نسبت به درخواست های مصرف کننده و توانائی برآورد ساختن خواستارها و نیازهای آنان)

2- بکارگیری نیروی انسانی (بکارگیری توانائی های بالقوه افراد که منتهی به مشارکت آنان می شود و امکان ادامه بهبود را فراهم می کند)

3- کیفیت کالاها و خدمات (کیفیت محصولات بر اساس اندازه های عینی از طرف سازمان مورد توجه می باشد)

4- رهبری (تا چه اندازه مدیران برای حفظ کیفیت موجود از نظام عینی استفاده می کنند)

5- برنامه ریزی راهبردی (برنامه ریزی سازمان برای حفظ کیفیت کالاها و خدمات)

فرآيند چرخه مديريت بهبود بهره وري
چرخه مديريت بهبود بهره وري فرآيندي است كه طي آن بين مجموعه عوامل توليد بهترين تركيب حاصل و متناسب با شرايط درون و برون سازماني در بهره وري تغييراتي حاصل مي گردد. چرخه مديريــــت بهبود بهره وري را مي توان به مراحل زيرخلاصه كرد^:

1 - مرحله اندازه گيري بهره وري: براي شناخت وضعيت موجود بايستي ابتدا نوع شاخصهاي مناسب اندازه گيري در هر زمينه و در سطوح سازماني، بخشي و ملي مشخص و تعريف شوند و براي كميت هريك از شاخصــها و جنبه هاي كيفي آنها در حد لازم هدفهاي مربوط تعريف و مورد توافق قرار گيرند.

2 - مرحله ارزيابي و تحليل بهره وري: در اين مرحله با تحليل و ارزيابي شاخصهاي اندازه گيري بهره وري و تعيين نقاط قوت و ضعف آن، شرايط براي بهبود وضعيت موجود براساس چرخه بهره وري فراهم مي شود(1). در تحليل و ارزيابي فرهنگ بهره وري بسياري از ريشه هاي عقب ماندگي بهره وري سازمانها مشخص و مي توان از دل تحليلها به راهكارهاي عملي نيز دست يافت.

3 - برنامه ريزي بهبود بهره وري: الف - سازوكار طراحي مطلوب: در اين مرحله، براي بهبود بهره وري لازم است به صورت دائمي وضعيتهاي مطلوبي طراحي كرد. بهبود بـــــهره‌ وري بدون نگريستن به وضعيتهاي آرماني امكان پذير نيست. ضروري است كه پيوسته به شكل فرآيندي روي وضعيت مطلوب كار كرد.

ب - مرحله فرهنگ سازي: چرخه بهبود بهـــره‌وري در سازمان يك حركت جمعي و سازماني است كه همه افراد سازمان در رده هاي مختلف بايستي درگير آن شوند. بنابراين، فرهنگ سازي و تبديل آن به صورت يك فرهنگ سازماني كمك زيادي به استقرار و نهادي شدن آن مي كند. باآموزش و اطــــــلاع رساني مي توان امكان پذيرش بهبود مستمر توسط كاركنان سازمان را فراهم ساخت.

ايجاد فرهنگ كار محوري لازمه بهبود است. در فرهنگ كارمحوري تاكيد اصلي برروي موفقيتها و دستاوردهاي موجود در كار است. اين امر دليل وجود و بقاي سازمان است و هيچ چيز نمي تواند در اين هدف بزرگ مداخله كند(2).
ج - مرحله عاطفي كردن بهبود بهره وري: براي بهره وري در سازمان ابتدا بايد آن را شناخت. كاركنان سازمان بايستي علاقـه مند به بهبود بهره وري باشند و آن را دوست داشته باشند. به عبارت ديگر، بهره وري بايستي باعواطف و احساسات كاركنان عجين گردد و به نتايج آن ايمان آورند.
استقـــرار دائمي چرخه بهبود بهره وري بدون عاطفي كردن آن در سازمان موقتي و مقطعي خواهد بود. اساساً ارتباط عاطفي با بهره وري به اين دليل است كه به حسن نيت منتهي مي شود و اين موضوع باعث خواهد شد كه كاركنان بهترين تلاش خود را به كار ببندند و از جان مايه بگذارند(3).
د - مرحله ساختارسازي: در اين مرحله بايستي كانال هاي حركت فردي و جمعي در سازمان تعريف شوند و اينكه كاركنان چگونه ميزان بهره وري را بالا ببرند، نياز به بسترسازي دارد. بنابراين، در اين مرحله بايستي مسير فعاليتهاي افراد سازمان مشخص و تعريف شده باشد.
ه‌- مرحله عمل: بهره وري، عمل به فرهنگهاي ايجادشده مطلوب سازماني است. در مرحله عمل، كاركنان سازمان در همه سطوح و متناسب با ماموريت خود بايستي دست به كار شوند و در جهت بهبود بهره وري دست به فعاليتهاي فكري و جسمي بزنند.
و - مرحله بازنگري: آنچه به چرخه مديريت بهبود بهره وري مشروعيت مي دهد بازنگري است. با بازنگري، مجموعه فعاليتهاي انجام شده در سازمان در فرآينــــد چرخه بهبود بهره وري مي توان بهبود مستمر بهره وري را تضمين كرد.

سازوكارهاي عملي
در استقرار چرخه مديريت بهبود بهره وري راهكارهاي مختلفي وجود دارد كه به بعضي از آنها كه در عمل تجربــــه شده در زير اشاره مي شود:
1 - نهادي كردن بهره وري در انديشه: زيربناي استقرار چرخه مديريت بهبود بهره وري اين است كه كاركنان يك سازمان توليد فكر كنند. كمبود سازمانها در مقوله بهره وري ، پول، تجهيزات، مواد و امكانات مادي نيست بلكه كمبود اصلي توليد فكر است. سازمانهاي موفق و بهره ور علاوه بر نظم بوروكراتيك، تدابير خاصي براي استفاده از كليه ظرفيتهاي فكري و عملي كاركنان خود اتخاذ كرده اند. علي رغم اينكه اصولاً فعاليت دانشگران و كاركنان علمي و فكري فرمول پذير نيست سازمانهاي پيشرو در بهره وري به تدريج به مكانيسم و شيوه هاي رهبري و زمينه هاي مناسب فرهنگي براي هم‌افزايي تلاشها و انديشه هاي كاركنان علمي دست يافته اند و موفق شده اند از افكار و ابتكارات و دانش آفريني سازمانها و توسعه فكري اين كاركنان بهره بيشتري ببرند. مديريت موثر نيروي كار دانشگر و دانشمند نيازمند تدابيري است كه حاصل آن توسعه كيفي و كمي ظرفيت دانش اندوزي، استفاده كارساز از دانش و توسعه دانش در سطح ملي و سازماني است(4).
در صورت مديريت برفكر و دانش كاركنان سازمان، بهره وري در انديشه حاصل خواهد شد. مديريت بردانش و انديشه عبارت از مديريت دانش سازمان كه مي تواند گستره اي از ويژگيهاي عملكرد سازماني را بهبود بخشد. فكر و دانش عاملي بنيادي است كه كاربرد موفق آن، سازمانها را ياري مي كند تا خدمات و كالاهايي بديع ارائه دهند. اين منبع عظيم دانش، بسياري از گونه هاي مختلف فرايندهاي سازماني بهترين عملكردها، جلب اعتماد مشتري، نظامهاي اطلاعات مديريت، فرهنگ و هنجارها را دربر مي گيرد(5). به طور كلي بهره وري در انديشه با مكانيســــم‌ هاي زير به استقرار چرخه بهبود مديريت بهره وري كمك مي كند:

! نظام پيشنهادات فكرآفرين؛! نظامQ.C كارآفرين؛ ! نظامT.Q.M بهره ور. 2 - نهادي كردن صرفه جويي در كل سازمان: يكي از روشهاي استقرار چرخه بهبود مديريت بهره وري اين است كه صرفه جويي در همه سازمان به عنوان يك اصل مورد توجه قرار گيرد. دستيابي به بهره وري مستمر از طريق صرفه جويي، باشعار حاصل نمي شود بلكه در اين راستا بايستي ساختارهاي مناسبي طراحي كرد. معمولاً صرفه جويي از طريق دو مكانيسم ساختـــارسازي و تشويق در سازمان نهادي مي شود.

روشهاي تجربه شده براي نهادي كردن صرفه جويي در يكي از سازمانهاي بزرگ صنعتي را مي توان به صورت زير خلاصه كرد:

ساختاري كردن صرفه جويي در مصرف انرژي از طريق دخيل كردن ميزان مصرف در پاداش توليد؛
برقراري رابطه بين خوب مصرف كردن و پاداش؛
برقراري رابطه بين كيفيت استفاده از مواد و پاداش؛
پرداخت مستقيم مبلغي از صرفه جويي هاي انجام شده انرژي به كاركنان؛
تشويق كتبي كاركناني كه ستاره صرفه جويي هستند.
براي استقرار چرخه بهبود مستمر بـــــهره‌وري از طريق صرفه جويي لازم است زمينه براي ساختارسازي فراهم شود.
3 - طراحي نظامهاي بهره ور: براي استقرار چرخه مديريت بهبود بهره وري در كنار كارهاي فرهنگي و فرهنگ سازي بايد ساختارهاي مناسب و علمي طراحي و اجرا كرد. بعضاً مشاهده مي شود كه در سازمانها افراد زيادي هستند كه داوطلب توليد بهره وري هستند ولي ساختار مناسبي وجود ندارد كه از فكر، توان، استعداد و دلسوزي آنها به شكل معقول و منطقي استفاده شود. براين اساس، سازمانها بايستي به فكر طراحي ساز و كارهاي بهره ور باشند. به طور كلي دونوع از ساختارهاي بهره ور كه در عمل در يكي از سازمانهاي صنعتي تجربه شده را مي توان به شرح زير بيان كرد:
طراحي نظام نگهداري و تعميرات فراگير(TOTAL PROCUCTIVE MAINTENANCE= T.P.M)
نظامTPM يكي از ساختارهايي است كه در سازمانهاي توليدي و صنعتي بهره وري را در عمل ارتقا مي دهد. هدف از به كارگيري فرايند TPM عبارت از توانمندساختن همه كاركنان جهت به حداكثررساندن كارآيي عمليات نگهداري و تعميرات بهره ور جامع است. استفاده از اين نـظام، كانوني را فراهم مي آورد تا مشاركت كنندگان يا اعضاء بتوانند توانمنديها، قابليتها، دانش و تجربه خويش را ابــرازكنند. از طريق نت بهره ور جامع، همه مي كوشند تا سازمانشان بهترين سازمان در زمينه خود باشد. اين به نوبه خود موجب رشد توليد، ارتقاي كيفيت براي مشتري و هزينه كمتر براي توليدكننده مي گردد(6). به طور كلي TPM به طرق زير به استقرار چرخـــه بهبـود بهره وري كمك مي كند:

- به حداكثررساندن ميزان اثربخشي تجهيزات؛
- ايجاد يك سيستم كارآيي نگهداري و تعميرات؛
- ايجاد فرصت و شرايط مناسب براي همكاري كليه بخشهاي بهره برداري(7).
پياده سازي نظام مديريت كيفيت فراگير(TOTAL QUALITY MANAGEMENT = TQM)
نظامTQM يك ساختار بهره ور است و اين به خاطر اين است كه در مديريت كيفيت فراگير به‌جاي اينكه مسئوليت افزايش كيفيـــت و بهره وري فقط به دوش يك واحد خاصي در سازمان باشد برعهده مديران ارشد سازمان قرار مي گيرد. مديريت كيفيت فراگير فقط به محصول برنمي گردد و يك ديدگاه جامع نسبت به سازمان و محصول دارد و تمام فعاليتها و فرآيندها و جزئيات كار را در بردارد. به طور كلي پياده سازي نظامTQM در ابعاد زير به‌استقرار چرخه بهبود مديريت بهره وري كمك مي كند:
- خوشحال كردن مشتري؛
- منطقي ساختن قيمتها؛
- مشاركت همگاني؛
- سازگاري با محصولات؛
- استقرار استراتژي بهبود دائمي(8).
4 - استقرار نظام تحقيقات بهره وري: بهبود بهره وري بدون تحقيقات اصلاً معني ندارد. براي استقرار چرخه بهبود بهره وري لازم است ذهنيت و مولفه هاي درگير بهره وري دائماً مورد تحقيق علمي قرار گرفته و راهكارهاي علمي به كار گرفته شود. بااستقرار نظام تحقيقات بهره وري اهداف زير تحقق مي يابد:

- محصولات جديدي براي واحدهاي توليدي طراحي مي شود؛
- كيفيت توليدات ارتقا مي يابد؛
- هزينه هاي توليد با نوآوري به شدت كاهش مي يابد؛
- مصرف انرژي بهينه مي شود؛
- ضايعات توليدي كاهش مي يابد(9).
هر مرحله از چرخه بهبود بهره وري نيازمند تحقيق است؛ در مرحله اندازه گيري بهره وري نياز به تدوين شاخص و ابزار اندازه گيري است كه در اين راستا با درنظرگرفتن شرايط، محيط، نياز مشتريان و تحولات دائماً بايستي شاخصهاي جديد طراحي گردند كه اين امر از طريق تحقيق حاصل مي شود.
تحليل وضعيت بهره وري از تحقيق تفكيك ناپذير است. هرنوع تحليل و بررسي نيازمند كارهاي تحقيقي جامعي است كه بتوان برمبناي نتايج تصميم گيري عقلايي انجام داد.
براي تدوين برنامه بهبود بهره وري نياز است كه مولفه هاي تاثيرگذار و مولفه هاي كليدي شناسايي و از آنها استفاده گردد كه اين امر باز با تحقيق و پژوهش حاصل مي گردد.
پس از اجراي برنامه هاي بهبود از طريق كارهاي تحقيقي مي توان از تجارب و نتايج به دست آمده در روند بهبود آينده استفاده كرد. بنابراين، بهبود بهره وري بدون تحقيق كار سخت و مشكلي خواهد بود.
5 - توسعه منابع انساني: توسعه منابع انساني در هر كار سازماني كارساز خواهد بود. زماني كه كاركنان سازمان از بالندگي لازم برخوردار باشند، بهره وري بهبود مي يابد. در فرآيند توسعه منابع انساني، كاركنان سازمان به مجموعه اي از كيفيتها مجهز مي شوند كه اين كيفيتها موجب جامع نگري و تعادل مي گردد. يكي از شاخصهاي انسان توسعه يافته سازماني، بهره ور عمل كردن آنهاست و اين بدين معنا است كه توسعه يافتگي در تخصصي عمل كردن نيست بلكه در اين است كه فرد از تخصص خود به شكل بهره ور در سازمان استفاده كند.

بهره ور عمل كردن امر اكتسابي است يعني كاركنان يك سازمان بايستي ياد بگيرند كه چگونه عمل كنند كه بهره ور باشد. به طور كلي، توسعه منابع انساني از طرق زير به استقرار چرخه مديريت بهبود بهره وري كمك مي كند:

كاركنان با فلســـفه و ماموريت سازمان آشنا مي شوند؛
كاركنان با كمي كردن كار آشنا خواهند شد؛
شيوه حل مسئله را ياد مي گيرند؛
كاربرد تكنيك هاي بهره ور را مي آموزند؛
از فناوري اطلاعات در بهبود بهره وري كمك مي گيرند.
6 - استقرار نظام مديريت عملكرد: مديريت عملكرد با نگرش جامع به عملكرد بهره وري سازمان همواره تصوير روشني از بهره وري سازمان به دست مي دهد.
زماني كه بر فرآيند و عملكرد سازمان مديريت شود بهره وري و بهينه سازي آن تضمين مي گردد. به طور كلي استقرار مديريت عملكرد در ابعاد زير به بهبود چرخه مديريت بهره وري كمك خواهد كرد:
- در منابع انسانــي اصلاحات و بهبود ايجاد مي كنند؛
- اهداف فردي و اهداف بهره وري سازماني را يكي مي كنند؛
- زمينه اصلاحات ساختار در بهره وري را فراهم مي سازند؛
- فرآيند مسئله يابي مناسب در بهره وري در سازمان حاكم مي شود؛
- از طريق تفاوت قائل شدن به افراد بهره ور و غيربهره ور انگيزه توليد مي كند؛
- در بهره وري سازماني ايجاد سينرژي مي كند؛
- باورهاي جديد نسبت به بهره وري سازماني مطرح مي سازد

نتيجه گيري
استقرار چرخه مديريت بهبود بهره وري نيازمند عزم جدي بوده و در اين راستا بايستي سازوكارهاي عملياتي طراحي كرد و آنها را به كار گرفت.
قبل از طراحي سازوكارها، آسيب شناسي وضعيت بهره وري سازمانها، موجب مي شود كه سازوكارهاي عملياتي متناسب با شرايط سازمانها طراحي گردد و براي بهبود بهره وري در سازمانها مي توان از راهكارهاي عملي تجربه شده نظير نهادي كردن بهره وري در انديشه، نهادي كردن صرفه جويي، طراحي ساختارهاي بهره ور، توسعه منابع انساني، طراحي نظام تحقيقات بهره وري و استقرار مديريت عملكرد كمك گرفت.